Kurumsal Hesaplar
Bir kurumsal üye ile ilgili tüm bilgileri bir arada görme ve yönetme imkanı sunar. Müşteri, tedarikçi vb. ticari ilişkide olunan tüm şirket ve kurumlar ile gerçekleştirilen iş, iletişim ve ilişkilerin yönetim merkezi olarak kullanılır.
Kurumsal Hesaplar
Workcube Kurumsal Hesaplar; işletmenin etkileşimde bulunduğu tüm tüzel ve şahıs işletmelerinin (alıcılar, satıcılar, potansiyel müşteriler, grup şirketleri, bayiler ve kamu kurumları) tek bir merkezden, 360 derece izlenebilirlikle yönetildiği ana veri grubudur. Firmalar kurumsal hesap olarak kaydedilir, kayıt esnasında seçilen kriterler doğrultusunda, cari, potansiyel ya da tedarikçi gibi kategorilere ayrılır.
Workcube'de Süreç Akışı / Yaşam Döngüsü
Bir kurumsal hesabın Workcube üzerindeki yaşam döngüsü aşağıdaki adımlardan oluşur:
Aşama | Modül / Belge | Açıklama |
|---|---|---|
1. Potansiyel Kayıt / Tanışma | CRM / Aday Müşteri Ekleme | Şirket sisteme ilk kez "Potansiyel" bayrağı aktif edilerek ve ilgili süreç aşaması seçilerek kaydedilir. |
2. Mükellefiyet Bilgileri | e-Devlet Entegrasyonu (GİB) | Vergi numarası girilerek GİB üzerinden e-Fatura/e-Arşiv mükellefiyet sorgulaması yapılır. Resmi unvan ve vergi dairesi sisteme çekilir. |
3. Şube ve Sevk Adresleri | SCM / Şube Yönetimi | Müşterinin fabrikaları, depoları veya teslimat noktaları konumlandırılarak kaydedilir. |
4. Finansal Tanımlamalar | Finans - Muhasebe Entegrasyonu | Muhasebe Çalışma Dönemleri alanında alış, satış, avans, teminat vb. hesap kodları tanımlanır. |
5. Kontak Kişiler | CRM / Şirket Çalışanları | Şirketteki karar vericiler, satın almacılar ve yöneticiler sisteme kontak kişiler olarak eklenir |
6. Operasyonel Süreçler | Satış / Satınalma / Sözleşme | Cari hesap artık teklif, sipariş, fatura ve sözleşme süreçlerinde aktif bir aktör olarak rol alır. |
Kurumsal Hesapları Kullanmaya Başlamadan Önce Nelere Dikkat Etmeli?
- Kurumsal Üye Kategorileri: Kaydedilecek hesaplar rakipler, vakıflar, büyük/küçük işletmeler vb. şekilde sınıflandırılmalıdır. Ayrıca Workcube üzerinde birden fazla şirket yönetilebilir. Eğer kaydedilen hesap diğer şirketlerde de kullanılacak ise kurumsal üye kategorilerinde ilişkilendirilmesi yapılmalıdır.
- Muhasebe Kodları: Bir cari ile birden fazla ilişki şekli olabilir. Örneğin hem alıcı hem de satıcı olabilir. Dolayısıyla bir cariye ait birden fala işleme göre muhasebe kod tanımlarının önceden hesap planında yapılmış olması ve muhasebe çalışma dönemleri alanından ilişkilendirilmiş olması gerekir.
- GİB Mükellefiyet ve Vergi Numarası Doğrulama: Cari kart açılışlarında en sık yapılan hata, şirket unvanlarının veya vergi numaralarının sisteme hatalı girilmesidir. Bu durum faturalandırma aşamasında e-Fatura gönderim hatalarına yol açar. VKN sorgulama ile doğruluğu sorgulanır ve firma ile ilgili bilgiler otomatik olarak sisteme çekilebilir. VKN doğru girildiği takdirde mükellef raporları sağlıklı bir şekilde çalışarak VKN'ye bağlı olarak e-fatura ya da e-arşiv olduğu otomatik güncellenir.
- Cari Hesap Tipi (Alıcı / Satıcı / Potansiyel) Sınıflandırması: Şirket tanımlanırken Alıcı, Satıcı ve Potansiyel kutucukları doğru seçilmelidir. Hem mal alıp hem mal sattığınız cari hesaplar için her iki parametre de aktif edilmelidir. Aksi takdirde satınalma siparişinde veya satış faturasında ilgili cari listelenmeyebilir. En iyi uygulama: Sisteme ilk kaydedilen aday işletmeler "Potansiyel" olarak işaretlenmeli, ticari işlem yapılacağı an potansiyel işareti kaldırılarak finansal süreçlere dahil edilmelidir.
- Çoklu Şube ve Adres Yapılandırması: Büyük kurumsal müşterilerin genellikle tek bir fatura adresi ancak onlarca farklı sevk adresi bulunur. Bu gibi durumlarda ana şirket kartına bağlı şubeler tanımlanmalıdır. Şube tanımlarında fatura adresi ve sevk adresi standart seçildiğinde otomatik gelecektir. Bu durum özellikle e-fatura işlemlerinde önemlidir. Bir cariye ait birden fazla alias tanımı var ise mutlaka şube tanımı yapılmalıdır.
- Risk ve Çalışma Bilgileri: Cariye ait ödeme yöntemi, kullanılan vade, çalışılan fiyat listesi ya da kullanılan işlem dövizi gibi tanımların yapılması cari hesap seçilen yerlerde otomatik olarak gelmesini sağlayacaktır.
- Şahıs Şirketleri: Şahıs firmalarında Vergi Numarası girilmemeli, bunun yerine 11 haneli T.C. Kimlik Numarası yazılmalı ve şahıs kutucuğu mutlaka seçili olmalıdır. Aksi halde mükellef raporu doğrulama yapamaz.
- Satış Bölgeleri: Satış Bölgelerine göre erişim kontrolü var ise mutlaka satış bölgesi, satış temsilcisi, mikro bölge kodu gibi tanımların yapılmış olması gerekir. Aksi halde cari kart işlemlerde görünmeyecektir.
- İlişkili Şubeler: Şubelere göre erişim kontrolü yapılıyorsa cari hesap kullanılacak olan şubeler ile ilişkilendirilmelidir. Aksi takdirde işlem yapılmak istenen şubede cari kart gelmeyecektir.
- BSC: Hesap ile ilgili finansal bilgilere ulaşılabilir, tarih aralığı seçilerek fatura sipariş gibi hesap ile ilişkili işlemlerin grafik olarak gösterimi görülebilmektedir.
- Üye Bilgileri: Kurumsal üye ile ilgili kapsamlı ve detaylı bilgilerin olduğu sayfaya giriş yapar.
- Grup Riski: Cari kart birden fazla şirkette kullanılıyor ise her şirket için ayrı ayrı borç/alaca/bakiye durumlarını özet gösterir.
- Risk ve Çalışma Bilgileri: Risk ve çalışma bilgileri üyenin alıcı ya da satıcı checkbox’ ına bağlı olarak gelmektedir. Üye ile ilgili çalışma şartları ilgili alandan tanımlanır. Örneğin; Alış-Satış ödeme yöntemi, hesap limitleri, çalışılan fiyat listesi ve kur, iskonto oranları vb.
- Hesap Ekstresi: Bulunduğu mali yılın başından güncel tarihe kadar olan cari hesap ekstresini görüntüler.
- Muhasebe Çalışma Dönemleri: Muhasebe dönemi ve muhasebe hesabı ile ilişkilendirme yapılmaktadır. Bu tanımlama yapılmadığında finansal işlemlerinde işlem yapılmak istendiğinde üyenin muhasebe tanımları yapılmamış uyarısı verilecektir.
- Teminatlar: Cari ile ilişki teminat mektupları oluşturulur ya da mevcut olanlar görüntülenir.
- Abone: Carinin abonelik bilgileri görüntülenir. Aynı cariye ait birden fazla abonelik bulunabilir. Örneğin; ev, iş yeri yazlık vb.
- Yetkinlik: Üye İle ilgili yetkinliklerin kaydedildiği bölümdür.
- Toplantılar: Üye ile ilgili oluşturulmuş olan tüm ajanda kayıtları görüntülenebilmekte ve yeni planlar yapılabilmektedir.
- Anketler: Özel anketler tasarlanabilir B2B/ B2C sitelerde anketler yayınlanarak online cevaplar alınabilir. Anket sorularını, kurumsal üye çalışanlarının ankete cevap verip/vermediği ve verdiyse ne cevap verdiği takip edilebilir. Örneğin; Müşteri Memnuniyet Anketi vb.
- Yetkinlik/Verdiği Eğitimler: Kurumsal hesabın bir eğitim kurumu olması durumunda üyenin verebileceği eğitim seçenekleri eklenebilir. Bu sayede danışmanlık firmaları verdiği eğitimlerine göre ayrıştırılabilir. LMS modülünde eğitimler ile ilişkilendirilebilir.
- Ek Bilgiler: Parametrelerde ihtiyaca bağlı olarak çeşitli bilgiler tanım, telefon, tarih vb. gibi tanımlanabilir. Müşteri-Tedarikçilerin sınıflandırılmasını ve detaylı rapor sunulmasını sağlar.
- İş İstasyonları: Kurumsal hesabın şirket için fason üretim yapması durumunda üyede bulunan üretim istasyonlarının bilgisi tutulur.
- Şirkete Çalışan Ekle: Şirket olarak kurumsal üye ile kurduğunuz ilişkilerde aktif görev alan çalışanlar kaydedilir. Hem kontak kuracak kişiler belirlenmiş olur hem de kampanya modülünde yapılacak olan kampanyalarda departmana, göreve vb. seçim kriterlerine göre mailing yapılabilir.
- Adres / Şube Ekle: Üyeye ait birden fazla adres ya da şube eklenilmesini sağlar.
- Workcube Data Service: Birbirinden bağımsız iki ayrı Workcube kullanıcısı üyenin birbirlerinin sistemlerine erişebilmeleri için gerekli bilgilerin tanımlanmasına olanak sağlar.
- Finansal Özet: Kurumsal üyeye ait (mali yıl başından güncel tarihe kadar olan borç veya alacak) kredi bilgileri yer alır. Bu bilgiler finans ve muhasebe modüllerinde üye ile ilgili yapılan işlemler doğrultusunda sistem tarafından gerçek zamanlı olarak görüntülenir.
- Kurumsal Üye Ekibi: Bu bölüm satış bölgeleri ile alakalıdır. Bir satış bölgesinde aynı cariye pek çok kişi bakabilir. Satış Bölgelerine göre erişim kontrolü yapılıyor ise doldurulmalıdır.
- Şube İlişkisi: Bu alandan şube ilişkisi kurulur ve yetkisi olan kişiler ilgili şubedeki carileri görebilir. Şubelere göre erişim kontrolü yapılıyor ise ilişki kurulmalıdır.
- Notlar: Hesap ile ilgili özel ve uyarı notları eklenebilir. Bu notun sistemdeki diğer kullanıcılar tarafından görüntülenmesi istenmiyorsa özel kutucuğu seçilmelidir. Kurumsal hesabın seçildiği herhangi bir alanda uyarı notunun görülmesi isteniyorsa uyarı kutucuğu seçilmelidir.
- Belgeler: Üye ile ilgili belge ekleyebilir veya dijital arşivinizde var olan belge ile ilişkilendirebilirsiniz. Bu belge kurumsal üye ile ilgili anlaşma, finansal durum veya üyeye ait çalışma belgesi olabilir.
- Banka Hesapları: Karşılıklı ticari ilişkilerde kullanılmak üzere, kurumsal üyeye ait banka hesap bilgileri bu bölüme kaydedilebilir
- Kredi Kartları: Karşılıklı ticari ilişkilerde kullanılmak üzere, kurumsal üyeye ait kredi kartı bilgileri bu bölüme kaydedilebilir. Abonelik ile birlikte Sanal pos kullanıldığı durumda kredi kartı mutlaka tanımlanmalıdır. Güvenlik gereği eklenilen kredi kartları kart tipi, kart numarasının ilk üç rakamı ve son kullanma tarihi bilgileri ile birlikte görüntülenecektir. Güncelleyebilmek için kart numarası ve CVV bilgilerinin yeniden girilmesi istenir.
- Sosyal Medya: Carinin sosyal medya hesaplarını bu alandan tanımlayabilirsiniz.
- Kurumsal Üye Bilgileri: Girilen bilgiler neticesinde barkod ve karekod otomatik oluşur.
- Kart-Cüzdan: Sadakat kartı, işletmelerin müşterilerini teşvik etmek, hizmetlerini kullanmaya devam etmesini sağlamak için ücretsiz veya küçük bir ücret karşılığında müşterilere verdiği kartlardır. Bu alandan sadakat kart tanımlaması veya WEB3 Cüzdan tanımı yapılabilir.