Alış İrsaliyesi
Alış irsaliyesi; satın alınan mal veya hizmet karşılığında, satıcının kestiği toptan veya perakende satış irsaliyelerini girmek için kullanılır. Stoklara eklenen tüm fiziki mallar için alış kaydı yapmak gerekir.
Alış İrsaliyesi
Alış irsaliyesi (veya yaygın adıyla sevk irsaliyesi), satın alınan bir malın bir yerden başka bir yere taşınması sırasında veya teslimatı anında, malın içeriğini, miktarını ve fiziki teslimatını belgelemek amacıyla düzenlenen resmi belgedir. Satıcı tarafından düzenlenip ürünle birlikte gönderilen bu belge, malı teslim alan (alıcı) işletme açısından "Alış İrsaliyesi" olarak kayıtlara girer.
Workcube Alış İrsaliyesi Nedir?
Workcube ERP sisteminde dış tedarikçilerden veya fason üreticilerden gelen fiziksel ürünlerin işletme bünyesindeki depolara girişini yasal mevzuatlara (VUK, e-İrsaliye vb.) ve şirket içi süreçlere uygun olarak kayıt altına alan iş objesidir. Workcube veri mimarisinde doğrudan stok tablosu üzerinde çalışır.
Bu iş objesi, Workcube mimarisinde çok katmanlı bir entegrasyon ağına sahiptir:
- Satınalma Yönetimi: Açık satınalma siparişlerinin irsaliye aşamasına aktarılarak bakiye kontrolüyle kapatılmasını sağlar.
- Depo ve Stok Yönetimi: Gelen malların depo, lokasyon ve raf numarası bazında stok miktarlarının artı yönlü yansımasını sağlar.
- Finans ve Muhasebe: İrsaliyeleşen teslimatların fatura eşleştirmelerine zemin hazırlar ve geçici hesap hareketlerini tetikler.
- CRM ve Servis Yönetimi: Müşteri iadeleri, servis kabul süreçleri ve abonelik sözleşmeleri kapsamında yapılan parça girişlerini yönetir.
Bir İşletme İçin Alış İrsaliyesi Girişinin Önemi
Alış irsaliyesi süreçlerinin dijitalleştirilmesi ve Workcube üzerinde yönetilmesi, işletmelere operasyonel, finansal ve stratejik düzeyde şu faydaları sağlar:
- Gerçek Zamanlı Stok Doğruluğu: Mal kabulü yapılan ürünlerin anında stok miktarlarına yansımasıyla satış kanallarında yanlış kullanılabilir stok bilgisinin önüne geçilir.
- Kaçak ve Hata Engelleme: Tedarikçi siparişi ile fiili teslimat miktarlarının eşleştirilmesi sayesinde eksik veya fazla teslimatların kabulü engellenir, tedarikçi performans ölçümü otomatikleşir.
- Yasal Mevzuata Tam Uyum: GİB standartlarındaki e-İrsaliye süreçlerine tam entegre çalışarak, mal kabul esnasındaki yasal riskleri sıfıra indirir.
- Maliyet ve Karlılık Analizi: Malzeme giriş maliyetlerinin, ek giderlerin (navlun, gümrük vb.) ve satır bazlı iskontoların doğru kaydedilmesi, ürün maliyetlendirmesinin doğru hesaplanmasını sağlar.
- Tam İzlenebilirlik: Gıda, ilaç, kimya ve otomotiv gibi sektörlerde kritik önem arz eden Lot/Parti No ve Seri No takipleri mal kabul anında zorunlu tutularak kalite yönetim süreçleri güvenceye alınır.
Workcube'de Süreç Akışı / Yaşam Döngüsü
Aşağıdaki tablo, bir mal kabul / alış irsaliyesi sürecinin Workcube ERP üzerindeki standart yaşam döngüsünü özetlemektedir:
Aşama | İlgili Modül / Belge | Açıklama |
|---|---|---|
1. Talep & Sipariş | SD / Satınalma Siparişi | İhtiyaç duyulan ürünler tedarikçiye sipariş geçilir ve onay mekanizmasından geçirilir. |
2. Mal Kabul / Kontrol | Depo / Mal Kabul Alanı | Ürünler depoya ulaştığında miktar, hasar durumu ve sipariş uyumu fiziksel olarak kontrol edilir. |
3. İrsaliye Girişi | Stok / Mal Alım İrsaliyesi | Fiziksel sevk irsaliyesi sisteme girilir. Sipariş seçilerek ilgili açık sipariş satırları irsaliyeye çağrılır. Ya da lot numaraları, raf bilgileri ve varsa ek maliyetler girilerek irsaliye kaydedilir. Stok bakiyeleri güncellenir. |
4. Fatura ve Kapanış | Finans / Alış Faturası (Invoice) | İrsaliye faturaya dönüştürülerek cari hesap borçlandırılır ve muhasebe fişleri otomatik üretilir. |
Alış İrsaliyesi İşlemlerini Yönetirken Nelere Dikkat Etmeli?
A. Cari Bazlı İrsaliye Numarası Eşsizliği
Vergi Usul Kanunu (VUK) ve yasal denetim gereği, aynı tedarikçiden aynı irsaliye numarası ile iki farklı kayıt girilmemelidir. Workcube arka planda bu kontrolleri yaparak mükerrer kayıt oluşmasını engeller.
B. Muhasebe Dönem Kilidi ve Tarih Tutarlılığı
İrsaliye tarihi, fiili sevk tarihi ve işlem tarihi parametrelerinin doğru girilmesi finansal raporlama için elzemdir. Workcube, dönem kontrolüyle kullanıcının aktif muhasebe dönemi dışında geriye veya ileriye dönük yetkisiz işlem yapmasını engeller.
Risk: Kapatılmış muhasebe dönemlerine veya yanlış mali yıllara irsaliye kesilmesi, geçici mizanlarda ve stok maliyet analizlerinde ciddi tutarsızlıklara neden olur.
C. Lot / Seri No ve İzlenebilirlik Entegrasyonu
Mal kabul esnasında eğer ürün "Lot" veya "Seri No" takipli ise, irsaliye satırlarında ilgili lot numaralarının sisteme işlenmesi veya seri numarası operasyonlarının tamamlanması zorunludur. Lot bilgisi girilmeden yapılan girişler, ilerleyen süreçlerde hatalı ürünlerin geriye dönük izlenebilirliğini imkansız hale getirir.
D. Sipariş Bakiye Kontrolü ve Kısmi Teslimat
Siparişlerin parça parça sevk edilmesi durumunda (Kısmi Teslimat), irsaliyeye çağrılan sipariş miktarının siparişteki kalan miktarını aşmaması gerekir. Sipariş miktarından fazla mal kabul edilmesi, satınalma bütçe aşımlarına ve depo alanlarının plansız dolmasına neden olur.
E. Dönemler Arası Konsinye ve İade İlişkileri
Konsinye olarak alınan veya iade edilmek üzere işleme alınan ürünlerin irsaliye tipleri ve ilişkili irsaliye bilgileri eksiksiz tanımlanmalıdır. Workcube, konsinye süreçlerini ve abonelik tabanlı özel mal kabullerini destekleyen dinamik basket yapısına sahiptir. Konsinye işlemlerinin düzgün ilerlemesi için mutlaka xml ayarları öncesinde yapılandırılmalıdır.
Alış İrsaliyesi Detayları
- Konsinye İşlemleri
- xml'e bağlı olarak işlem tipi kontrolü yaptırmak konsinye işlemlerinde irsaliye seçimi yapılırken sadece konsinye tipli irsaliyelerin seçilmesine izin verilir. Örneğin; Mal alım irsaliyesi işlem tipine yetkiniz olsa dahi güncellemede bu işlem tipi gelmeyecektir.
- Konsinye proje kontrolünde ise konsinye çıkış irsaliyesinde proje seçilmişse iade işleminde de aynı projenin seçili olması kontrolü yapılır. Konsinye çıkış irsaliyesinde proje seçilmemişse iade işleminde de proje seçilmesine izin verilmez. Birden fazla konsinye çıkış irsaliyesi iade alınmak istendiğinde hepsinde aynı projenin seçili olması kontrolü yapılması sağlanır.
- Alış/Satış irsaliye detayı ve Alış/Satış sipariş seçim popuplarında satırda teslim tarihi yer alır ve standartta sipariş satırlarındaki teslim tarihleri irsaliyeye yansır. Bunu irsaliyeye yansıtmak istemeyen firmalar, irsaliye detayları ve irsaliye detayındaki sipariş seçim popuplarında tarihlerin satırlara yansıtılmasını hayır seçmelidir. Alış irsaliyesinde teslim tarihi son kullanma tarihi olarak da kullanıldığı için, son kullanma tarihini kullanmak isteyen firmalar bu parametreyi kendi kullanımlarına uygun olarak ayarlayabilirler.
- İrsaliye Dağıtım: Alış irsaliyesinde bulunan ürünler, farklı depolara aktarılacaksa İrsaliye Dağıtım ile ilgili lokasyonlara dağıtılabilir. Bunun için belge ve satırdaki depo/lokasyonlarının farklı olması gerekir.