Satınalma Teklifi
Workcube satın alma teklifleri ile tek bir teklif kaydı üzerinden birden çok tedarikçiden teklif istenebilir. İstenen ve gelen teklifler tek bir merkezden takip edilir.
Satınalma Teklifi
Satınalma teklifi, bir işletmenin ihtiyaç duyduğu mal veya hizmetleri temin etmek amacıyla tedarikçilerden fiyat, ödeme koşulları, teslimat süresi ve teknik detaylar gibi bilgileri talep etmesi veya tedarikçilerin bu talebe yanıt olarak sunduğu resmi belge ve süreçtir.
Workcube Satınalma Teklif Yönetimi Nedir?
Workcube Satınalma Teklif Yönetimi, işletmelerin mal ve hizmet alım süreçlerinde tedarikçilerden topladıkları teklifleri dijital ortamda merkezi olarak arşivleyen, karşılaştıran, değerlendiren ve en nihayetinde en optimal tedarik kararına ulaştıran uçtan uca bir SD iş objesidir.
Workcube mimarisinde bu fonksiyon, arka planda Teklif Başlığı ve Teklif Satırları veritabanı tablolarıyla doğrudan ilişkilidir. Modül; CRM (Tedarikçi Kayıtları ve Partner Portal), SD / Depo (Ürün/Stok Kartları, Raf Tanımları, Teslimat Koşulları), Proje Yönetimi (Proje ve İş İlişkili Satınalmalar) ve Finans/Bütçe (Bütçe Uygunluk Kontrolü, Çoklu Döviz Yönetimi ve Vergi Parametreleri) modülleriyle tam entegre çalışır. İç taleplerin doğrudan teklif talebine dönüştürülmesiyle başlayan süreç, bu iş objesi üzerinde tedarikçi yanıtlarının toplanması ve değerlendirilmesiyle devam eder.
Bir İşletme İçin Satınalma Teklif Yönetimi'nin Önemi
Satınalma operasyonları, bir işletmenin operasyonel kârlılığını ve nakit akışını doğrudan etkileyen en kritik halkadır. Workcube Satınalma Teklif Yönetimi'nin işletmelere sağladığı stratejik, finansal ve operasyonel faydalar şunlardır:
- Maliyet Tasarrufu ve Şeffaf Karşılaştırma: Tedarikçilerden gelen fiyat, vade ve teslim süresi gibi parametreler tek bir ekran üzerinden karşılaştırılarak en düşük toplam edinme maliyetli (TCO) teklif hızlıca belirlenir.
- Teknik Değerlendirme Yeteneği: Satınalma kararları sadece fiyat odaklı değil, teknik uzmanların sisteme girdiği teknik puanlama (1-10 arası) kriterlerine göre objektif olarak ölçülür.
- Bütçe Aşım Engellemesi: Teklif aşamasındayken ilgili departman veya projenin bütçe kalemleri denetlenir ve onaylanmamış bütçe aşımlarının önüne geçilir.
- Revizyon ve Geçmiş İzlenebilirliği: Tedarikçilerle yapılan pazarlık süreçlerindeki fiyat güncellemeleri, revizyon numarası bazında kayıt altında tutularak tüm tarihçe izlenir.
- İhale Esnekliği: Açık eksiltme, kapalı zarf veya pazarlık usulü gibi farklı ihale yöntemleri desteklenerek kurumsal satın alma politikalarına uyum sağlanır.
Workcube'de Süreç Akışı / Yaşam Döngüsü
Bir satın alma teklifinin sisteme girilmesinden kabul edilip siparişe dönüştürülmesine kadar geçen süreç adımları aşağıdaki tabloda gösterilmiştir:
Aşama | İlişkili Modül / Belge | Açıklama |
|---|---|---|
1. İç Talep | İç Talep & Satınalma Talebi | Departman veya proje bazlı malzeme/hizmet ihtiyacı belirlenir ve sistemde onaylanır. |
2. Teklif Daveti | Satınalma / Ana Teklif | Onaylı talepler tek bir ana teklif belgesine dönüştürülerek tedarikçilere ilan edilir. |
3. Tedarikçi Yanıtları | Partner Portal / Gelen Teklifler | Tedarikçiler kendi portalı üzerinden veya satınalmacı aracılığıyla fiyat ve teslim sürelerini sisteme girer. |
4. Teknik Puanlama | Satınalma / Teknik Puan | Teknik departman yetkilileri gelen ürünlerin kalitesini/uygunluğunu teknik puan ve yorumlarla değerlendirir. |
5. Karşılaştırma & Seçim | Satınalma / Karşılaştırma Analizi | Ortalama teknik puanlar ve birim fiyatlar (döviz dönüşümleri dahil) analiz edilerek en uygun tedarikçi seçilir. |
6. Onay ve Sipariş | Satınalma Siparişi | Kabul edilen teklif tek tuşla resmi satın alma siparişine dönüştürülerek süreç tamamlanır. |
Satınalma Teklif İşlemlerini Yönetirken Nelere Dikkat Etmeli?
A. Teknik Puanlama Limitleri ve Objektif Değerlendirme
Teklif değerlendirme aşamasında sadece fiyata odaklanmak, kalitesiz mal tedarikine yol açabilir. Workcube üzerinde yer alan Teknik Puanlama özelliği, her hakemin satırlardaki ürünlere puan vermesini zorunlu kılar. Operasyonel olarak, belirlenen maksimum puanlama adetlerinin aşılmamasına dikkat edilmelidir.
B. Döviz Kurları ve Önceki Belge İlişkileri
Farklı para birimleriyle verilen tekliflerin karşılaştırılabilmesi için döviz kurlarının doğru dönüştürülmesi şarttır. Şirket Akış Parametrelerinde "Kur bilgisini önceki belgeden alınsın" seçeneği aktifse, kurun talebin oluşturulduğu günkü kur mu yoksa teklifin girildiği günkü güncel kur mu olacağı finansal departman tarafından önceden kurgulanmalıdır.
C. Bütçe Uygunluk Kontrolü ve Bloke Yapısı
Satın alma teklifi kabul edilmeden önce ilgili masraf merkezinin veya proje bütçe kaleminin bütçe limitlerini aşıp aşmadığı kontrol edilmelidir.
D. Tevkifat, BSMV, ÖİV ve Ek Maliyet Yönetimi
Satınalma teklif satırlarında sadece yalın ürün fiyatı değil; KDV dâhil/hariç durumu varsa Tevkifat Oranı, ÖİV veya BSMV gibi yasal kesinti ve ek maliyetlerin doğru girilmesi gerekir. VUK mevzuatına aykırı hatalı vergi oranları, ilerleyen aşamada faturanın yanlış kesilmesine ve mali zararlara sebep olur.
E. Revizyon Takibi ve İlişkili Teklif Zinciri
Pazarlık süreçlerinde tedarikçiden alınan yeni fiyatlar, mevcut teklif silinerek veya üzerine yazılarak güncellenmemelidir. Bunun yerine revizyon oluşturma özelliği kullanılarak referansı ile yeni bir teklif kaydı açılmalı ve revizyon numarası artırılmalıdır. Bu sayede ilk teklif ile son teklif arasındaki indirim oranları ve pazarlık performansı şeffaf şekilde raporlanabilir.
Teklif Detayları
- Teklifi kaydettikten sonra teklif istenen üyelerin yanında bulunan “+” ikonu ile gelen teklifleri sisteme kaydedin. Teklif istediğiniz üyelerin isimlerinin başında bulunan “-” ikonu üyenin henüz teklife dönüş yapmadığını gösterir. Teklife dönüş yapan üyelerin isimlerinin yanında ilgili teklif numarası çıkar. Satınalma teklifleri ve bağlı olduğu teklifler görüntülenebilir.
- Harcama Detayı: Teklif ile ilgili yapılan harcamalar direkt harcama detay sayfasından girerek kayıt altına alabilirsiniz.
- Satış Teklifine Dönüştür: Yapmış olduğunuz satınalmaya istinaden satış için direkt satış teklifine dönüştürülebilir. Bu sayede teklif alıp teklif iletebilir ve teklif kabulüne istinaden satınalma sürecini devam ettirebilirsiniz.
- Gelen Teklifler: Teklifleri değerlendirecek olan yönetici bu linke tıkladığında gelen teklifler ekranı açılır. Burası bir nevi teklif toparlama olarak nitelendirilebilir. Burada gelen teklifler fiyat, sevk yöntemi ve teslim tarihlerini baz alarak değerlendirilir ve sistem otomatik olarak uygun teklifi belirler ve gösterir. Size uygun olan teklifin carisini ve fiyatını seçtikten sonra “Sipariş Oluştur” butonuna tıklayarak bu tekliften sipariş oluşturulması sağlanabilir. Seçilen teklifte yer alan bilgiler siparişe gelecektir.