Satış Faturası

Satış Faturası

Satış Faturası Nedir? 

Satış Faturası, satılan bir mal veya sunulan bir hizmet karşılığında, satıcı işletme tarafından alıcı (müşteri) adına düzenlenen; satılan ürün/hizmetin cinsini, miktarını, birim fiyatını, toplam tutarını, vergi oranlarını ve ödeme koşullarını gösteren resmî ve hukuki bir belgedir. 

Workcube ERP/CRM mimarisinde satış faturası; CRM, Tedarik Zinciri (SCM), Sipariş, Depo/Lojistik ve Finans/Genel Muhasebe modüllerinin kesişim noktasıdır. Teklif ile başlayan, satış siparişi ve sevk irsaliyesi ile devam eden operasyonel sürecin mali ve hukuki olarak tamamlandığı nihai adımdır. Workcube mevzuata uygun olarak e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye entegrasyonlarıyla tam uyumlu çalışır.

Bir İşletme İçin Satış Faturasının Önemi 

Satış faturası, işletmenin ticari varlığını sürdürebilmesi ve mali şeffaflık sağlaması açısından kritik bir rol oynar.

Hukuki ve Yasal Zorunluluk: Fatura, satılan mal veya hizmetin mülkiyet devrini ve borç/alacak ilişkisini kanıtlayan en temel belgedir. Vergi kanunları uyarınca belirli süreler içinde düzenlenmesi zorunludur. 

Gelir ve Alacak Takibi: İşletmenin cirosunu (gelirini) ve müşteriden olan alacağını resmîleştiren belgedir. Müşteri cari hesabının doğru oluşmasını sağlar. 

Vergi Beyanı ve Uyum: Katma Değer Vergisi (KDV), Geçici Vergi ve Kurumlar Vergisi gibi mali yükümlülüklerin doğru hesaplanması ve vergi dairesine beyan edilmesi faturaya dayanır. 

Finansal Raporlama ve Karlılık Analizi: Satışların maliyetlerle karşılaştırılarak ürün, müşteri, bölge veya temsilci bazında karlılık analizlerinin yapılmasına imkan tanır. Hesap Mutabakatı: İşletme ile müşteri arasındaki cari hesap mutabakatlarının (BA/BS ve bakiye mutabakatları) hatasız yürütülmesini sağlar.

Workcube'de Satış Süreç Akışı: Siparişten Faturaya

Satış Sipariş ve Fatura İşlemlerini Yönetirken Nelere Dikkat Etmeli? 

Satış siparişinden faturaya uzanan sürecin hatasız yönetilmesi, işletmenin nakit akışını ve operasyonel verimliliğini doğrudan etkiler. Bu süreçte dikkat edilmesi gereken başlıca hususlar şunlardır: 

• Sipariş - İrsaliye - Fatura Eşleştirmesi (3-Way Matching)
  Fatura düzenlenirken, girilen verilerin onaylı Satış Siparişi ve gerçekleşen Sevk İrsaliyesi ile birebir örtüşmesi gerekir. Miktar, birim fiyat veya kalem farkı olması durumunda fatura uyuşmazlıkları ve tahsilat gecikmeleri yaşanır. Workcube İpucu: Workcube, tek tıkla "Siparişten Fatura" veya "İrsaliyeden Fatura" oluşturma imkanı sunar. Böylece veri tekrarı ve manuel giriş hataları tamamen engellenir. 
• Yasal Süreler ve e-Belge Entegrasyonu
  Vergi Usul Kanunu uyarınca faturanın, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren yasal süre içinde (örneğin Türkiye'de azami 7 gün) düzenlenmesi gerekir. e-Fatura ve e-Arşiv kullanıcısı işletmelerde faturanın GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) sistemine zamanında ve doğru taslakla gönderilmesi hayati önem taşır.
• Müşteri Risk ve Cari Hesap Kontrolü
  Fatura kesilmeden önce müşterinin cari hesap durumu, vadesi geçmiş borçları ve risk limiti gözden geçirilmelidir. Risk limitini aşmış veya ödemesini aksatmış müşterilere sipariş onayı verilmemeli veya fatura öncesi tahsilat/teminat talep edilmelidir. 
• Fiyat, İskonto, KDV ve İstisna Kodları
  Faturada uygulanan birim fiyatların güncel fiyat listelerine veya müşteri sözleşmesine uygunluğu denetlenmelidir. KDV oranları (ör. %1, %10, %20) doğru seçilmeli; ihraç kayıtlı satış veya KDV muafiyeti varsa ilgili yasal istisna kodları faturaya doğru işlenmelidir. 
• Döviz Kuru ve Kur Farkı Yönetimi
  Dövizli satışlarda faturanın hangi günün kuru üzerinden (TCMB Döviz Alış/Satış vb.) kesileceği açıkça belirlenmelidir. Tahsilat günü ile fatura günü arasındaki kur değişimlerinden doğacak Kur Farkı Faturası süreçleri önceden planlanmalıdır. 
• İade ve İptal Süreçlerinin Yönetimi
  Hatalı kesilen veya müşterinin kabul etmediği faturalarda iptal ve iade süreçleri mevzuata uygun yürütülmelidir. e-Fatura sisteminde Ticari Fatura senaryosunda reddetme süresi (7 gün) ve Temel Fatura senaryosunda iade faturası gerekliliği dikkate alınmalıdır.

Satış Faturası Tanımlamaları

2-İşlem Tipi: Bu alan hazırladığınız satış belgesinin türünü seçmek için kullanılır. Yukarıda adını saydığımız tüm belgelerin bir listesi yetkiniz dahilinde bu alanda görüntülenmektedir. Alan üzerine tıklayıp listeden düzenlediğiniz belge türünü seçin. 

Not: İşlem tiplerinin tanımlamaları İşlem Kategorileri alanında sistem yöneticisi tarafından yapılır. Bu listede yetkiniz olduğu ve içinde bulunduğunuz sayfanın fuseaction bilgisinin eklendiği işlem tipleri görüntülenir. Eğer bir işlem tipini burada göremiyorsanız sistem yöneticinize başvurun. İşlem Kategorileri tanımlaması hakkında ayrıntılı bilgi için tıklayın.

3-Cari Hesap: Bu alan satış işleminde mal çıkışı yapılan müşteriyi seçmek için kullanılır. 

Dikkat: Müşterinin buradaki cari hesaplar listesinde görüntülenebilmesi için kurumsal hesap kartında “Alıcı” olarak işaretlenmiş olması ve içinde bulunduğunuz mali dönem için ilgili muhasebe hesap tanımlarının yapılmış olması gerekir. 

4-Yetkili: Cari Hesap / Yetkili alanı kurumsal hesaba ait şirket yetkilisini ifade eder, üst alanda seçilen müşteri yetkilisinin adı burada görüntülenir.

5-Teslim Alan: Ürünü teslim alan kişi seçilir.

6-Sipariş: Bu alandaki seçim listesinde cari hesaba ait satış siparişleri görüntülenir. Sipariş seçildiği takdirde, siparişteki bilgiler faturaya taşınacaktır.

7-İrsaliye: Sisteme kaydedilen irsaliyeyi bu faturaya çekmek için kullanılır. Ayrıca envantere dahil olan bir ürünün faturası kesildiğinde otomatik olarak bu ürünün bir de irsaliyesi oluşur ve fatura ile aynı belge nosuna sahip olur.

8-Belge No: Belge no alanı kaydı girilen belgenin nosunu yazmak için kullanılır. Bu alan mutlaka doldurulmalıdır.

9-Fatura Tarihi: Faturanın hazırlandığı tarihi ifade eder.

10-Fiili Sevk Tarihi: Fiili sevk tarihi ürün teslimatının yapılacağı tarihi ifade eder. Bu alanın doldurulması zorunludur.

11-Satış Çalışanı: Bu faturaya bağlı, satışı yapan çalışanı seçebilirsiniz. 

12-Satış Ortağı: Bu faturaya bağlı bir satış ortağı bulunuyorsa bu alandan seçebilirsiniz.

13-Abone No: Fatura bir abone ile ilişkiliyse bu alandan tanımlanır.

14-Servis: Proje alanında bu satış faturasının ilişkili olduğu servis başvurusu seçilir.

15-Depo: Depo alanı ürünün çıkışının / sevkiyatının yapılacağı depoyu veya lokasyonu seçmek için kullanılır. 

16-Ödeme Yöntemi: Bu alandan ödeme yöntemi belirlenir. 

17-Sevk Yöntemi: Bu alan sevk yöntemini seçmek için kullanılır. 

18-Vade: Bu alandan vade tanımlanır. Eğer cari ile hep aynı vade üzerinden çalışılıyor ise Risk ve Çalışma Bilgilerinden tanımlandığı takdirde otomatik olarak gelecektir.

19-Sevk Adresi: Sevk adresi ürünün sevk edileceği adresi ifade eder ve cariye bağlı adres otomatik olarak gelir. 

20-Fiziki Varlık: Bu alandan fatura bir fiziki varlık ile ilişkilendirilir.

21-Ek Bilgi: Bu alandan fatura ile ilgili varsa ek bilgi tanımlamaları yapılır.

22-Açıklama: Bu alandan fatura ile ilgili açıklama girebilirsiniz.

23-Referans: İlgili referanslar var ise bu alandan belirtilir.

24-Proje: Eğer proje bazlı muhasebeleştirme yapılıyor ise seçilmesi gerekir.

25-Banka Hesabı: Fatura eğer banka üzerinden ödenecek ise banka hesabı seçilir.

26-Nakit Satış: Ödeme nakit alınıyor yani kasa üzerinden işlem yapılıyor ise işaretlenerek hareket gören kasa seçilir.

Basket alanının kullanımı şu şekildedir;

Baskete ürün eklemek için basket satırın başında bulunan “+” ikonuna tıklayın. Karşınıza ürünler listesi gelecektir. Buradan ürünleri birimlerine tıklayarak tek tek seçin. Ayrıca stok kodu, barkod veya seri numarasını yazarak “enter” tuşuna basarak da baskete ürün ekleyebilirsiniz. 

Miktarlarını manuel olarak değiştirebilirsiniz. Sonrasında “Kaydet” butonuna tıklayın. Eklediğiniz satış kaydı ilgili belge no, tarih vb. bilgileri ile birlikte “Faturalar” listesine eklenecektir. 

Not: Eğer girmiş olduğunuz fatura siparişe veya irsaliyeye bağlı ise, seçiminize göre sipariş/irsaliye de yer alan ürünler baskete otomatik olarak gelecektir.

Fatura İptal:  Bu link yardımıyla faturanın iptali gerçekleştirilebilir.

İlişkili Siparişler: Bu linke tıklayarak ilişkili siparişleri görüntüleyebilirsiniz.

Ödeme Planı: Bu linke tıklayarak belgeniz için ödeme planı oluşturabilirsiniz. 

Gelir Kalemlerine Dağıt: Ürünlerde yapılan ek masraflar; vergi, depo vs gibi masrafları, gelir merkezleri ve bütçe kategorileri seçerek yansıtabilirsiniz.

Mahsup Fişi: Bu link faturanın muhasebe hareketlerini görüntüleyebileceğiniz bir linktir. Oluşan mahsup fişleri bu alandan kontrol edilir. 

Hesap Ekstresi: Bu link ile Cari Ekstre ekranı açılır. Buradan hesap ekstresi kontrol edilir.

Fatura Detayı: Bu ikona tıkladığınızda isterseniz fark faturası kesebilir, fatura ile ilgili belgeleri görüntüleyebilir veya belge ekleyebilirsiniz.

Diğer linkler yardımıyla faturanın ek bilgilerini, ilgili uyarıları görüntüleyebilir ve yazdırma, kaydetme, kopyalama gibi işlemleri gerçekleştirebilirsiniz.