Gelen Havale
Gelen Havale, Havale, EFT, FAST vb. işlemlerin sisteme doğru ve zamanında kaydetmesini sağlayan temel finansal işlemlerden biridir.
Gelen Havale
Gelen Havale işlemi, müşteri veya üçüncü şahıslar tarafından işletmenizin banka hesaplarına yapılan para transferlerinin (Havale, EFT, FAST vb.) sisteme doğru ve zamanında kaydetmesini sağlayan temel finansal işlemlerden biridir. Gelen Havale, müşterilerin veya borçluların mal/hizmet alımları, avans ödemeleri veya diğer finansal yükümlülükleri karşılığında işletmenize ait banka hesaplarına aktardığı paraların banka işlemlerine konu olmasıdır. Kaydedilen bir gelen havale belgesi; carinin borç bakiyesini düşürür ve alacak kaydı oluşturur. Gelen havale de seçilmiş olunan banka hesabının mevcut bakiyesini artırır. Genel muhasebe tarafında ilgili banka ve cari hesap kodlarına (Örn: 102 Bankalar Borç / 120 Alıcılar Alacaklı) otomatik mahsup fişi kaydı atar.
Workcube Gelen Havale Nedir?
- Cari Hesap Yönetimi: Gelen tutarın ilgili firmanın, bireysel tüketicinin veya personelin cari hesabına anında borç/alacak kaydı olarak yansımasını sağlar.
- Finans ve Genel Muhasebe: İşlem kategorisinde tanımlanan kurallara göre tek tuşla otomatik muhasebe fişi oluşturur, VUK ve e-Defter standartlarına uygun kayıt üretir.
- Bütçe ve Masraf Yönetimi: Banka transferi sırasında oluşan komisyon ve masrafların doğrudan bütçe kalemleri ve masraf merkezleri ile ilişkilendirilmesini sağlar.
- Proje Yönetimi: Gelirin doğrudan belirli bir proje ile ilişkilendirilerek proje karlılık analizlerine dahil edilmesini destekler.
- IK / Çalışan Portali: Personel avans kapamaları veya maaş iadeleri gibi işlemlerin IK muhasebe kodları üzerinden takip edilmesini sağlar.
Bir İşletme İçin Gelen Havalenin Önemi
Gelen havale kayıtlarının zamanında, doğru ve eksiksiz tutulması kurumsal finans yönetimi açısından kritik önem taşır:
- Gerçek Zamanlı Nakit Akışı Takibi: İşletmenin banka hesaplarındaki kullanılabilir nakit durumunun anlık ve doğru olarak izlenmesini sağlar.
- Risk ve Kredi Limiti Yönetimi: Müşterilerden gelen tahsilatlar sisteme girildikçe müşterinin risk limiti açılır; böylece yeni sipariş ve sevkiyat süreçlerinin tıkanması önlenir.
- Cari Mutabakat Kolaylığı: Müşteri hesap ekstrelerinin güncel tutulmasını sağlayarak dönem sonu cari hesap mutabakatlarında uyumsuzluk riskini ortadan kaldırır.
- Açık Fatura Kapama ve Yaşlandırma Analizi: Tahsilatın hangi faturaya karşılık yapıldığı fatura kapama işlemlerinde eşleştirilerek alacak yaşlandırma ve vadelendirme raporlarının doğru sonuç vermesi sağlanır.
- Finans-Muhasebe Entegrasyonu: Manuel muhasebe kaydı yükünü hafifletir, insan kaynaklı hataları azaltır ve mali tabloların (Bilanço, Nakit Akım Tablosu) güncelliğini korur.
Workcube'de Süreç Akışı / Yaşam Döngüsü
Gelen havale işleminin sisteme girişinden muhasebeleştirilmesine ve belge kapama aşamasına kadar olan süreç akışı aşağıdaki tabloda detaylandırılmıştır:
Aşama | Modül / Belge | Açıklama |
|---|---|---|
1. Banka Bildirimi ve Talimat Kontrolü | Banka Entegrasyonu / Banka Talimatı | Banka API'lerinden veya ekstrelerden gelen bildirim üzerine bekleyen bir Gelen Banka Talimatı olup olmadığı kontrol edilir. Varsa sistem talimatı otomatik çağırır. |
2. Veri Girişi ve Cari Eşleştirme | Finans / Gelen Havale | Gelen havale açılır; İşlem Tipi, Banka Hesabı ve ilgili Cari Hesap seçilir. Toplu işlemlerde satır satır eklenir. |
3. Döviz, Masraf ve Proje Atamaları | Finans / Masraf / Proje | İşlemin para birimi ve kuru girilir. Varsa banka komisyon kesintisi masraf merkezine ve ilgili bütçe kalemine bağlanır. Gelir bir projeye aitse proje kodu seçilir. |
4. Kayıt ve Entegrasyon Tetiklenmesi | Banka / Cari / Muhasebe Sorguları | Kaydedildiğinde cari hareket tablosuna alacak kaydeder ve muhasebe fişini otomatik oluşturur. |
5. Belge Kapama (İsteğe Bağlı) | Finans / Cari Belge Kapama | Eğer belge kapama yapılıyor ise sistem gelen havaleyi doğrudan açık satış faturaları veya ödeme talepleriyle eşleştirerek kapatma ekranını tetikler. |
6. Onay ve Yaşam Döngüsü Sonu | Süreç Yönetimi / e-Defter | Belge, tanımlı onay süreçlerinden geçerek kilitlenir. Dönem sonlarında e-Defter ve mizan raporlarına dahil edilerek süreç tamamlanır. |
Gelen Havale İşlemlerini Yönetirken Nelere Dikkat Etmeli?
A. Cari Hesapların Muhasebe Kodlarının Eksiksiz Olması
Eğer işlem kategorisi muhasebe hareketi yapıyor ise seçilen carinin ilgili döneme ait muhasebe hesap kodunun sistemde tanımlı olması zorunludur. Aksi takdirde muhasebe fişi kesilemeyeceğinden kayıt işlemi yarıda kalacaktır.
B. Banka Talimatları ile Çift Kayıt Riski
Daha önceden sisteme girilmiş bir gelen havale talimatı varsa, havale kaydı oluşturulurken bu talimatın ilişkilendirilmesi gerekir. Bağımsız bir havale girilmesi durumunda banka talimatı açıkta kalır ve mükerrer bakiye riski oluşur.
C.Banka Hesabı ve Döviz Cinsi
İşlemin gerçekleştiği doğru banka ve şube hesabı seçilmelidir. İşlem dövizli ise (USD, EUR vb.), kaydın yapıldığı döviz cinsi ve işlem tarihindeki TCMB döviz kuru kontrol edilmelidir. Robotik Görevler alanında kur bilgileri ile ilgili görev eklendiği takdirde her gün düzenli olarak robot çalışacak ve Merkez bankasından kurlar otomatik olarak çekilecektir.
D.Yasal Mevzuat ve Kur Farkı
VUK gereği yabancı para birimli işlemler yerel para birimi karşılığı ile muhasebeleşir. Kur girişlerinin TCMB günlük kurları ile entegre olması ve fiş satır detayına kur bilgisinin yazdırılması e-Defter denetimlerinde hata almamanızı sağlar.
Toplu Gelen Havale
Gelen Havale işlemi tekil girilebildiği gibi toplu olarak da girilebilir. Gün içerisinde farklı carilerden gelen havaleler günlük olarak tek kayıtta toplanabilir. Bu satırlara tek tek veri girişi ile de sağlanabilir ya da toplu gelen havale kayıt sayfasında yer alan CSV İmport ile bir dosya hazırlanarak da eklenebilir. Belge kaydedildikten sonra belgede girilen her car hesaba göre ayrı muhasebe ve cari hareketlerini oluşturacaktır.
