2.2.1.4. Kurumsal Hesaplar

Kurumsal Hesaplar

Bir kurumsal üye ile ilgili tüm bilgileri bir arada görme ve yönetme imkanı sunar. Müşteri, tedarikçi vb. ticari ilişkide olunan tüm şirket ve kurumlar ile gerçekleştirilen iş, iletişim ve ilişkilerin yönetim merkezi olarak kullanılır.

Yol: ERP > Satış-Dağıtım > Müşteri-Tedarikçi > Kurumsal Hesaplar

1-BSC: Hesap ile ilgili finansal bilgilere ulaşılabilir, tarih aralığı seçilerek fatura sipariş gibi hesap ile ilişkili işlemlerin grafik olarak gösterimi görülebilmektedir.

2-Üye Bilgileri: Kurumsal üye ile ilgili kapsamlı ve detaylı bilgilerin olduğu sayfaya giriş yapar.

3-Risk ve Çalışma Bilgileri: Risk ve çalışma bilgileri üyenin alıcı ya da satıcı checkbox’ ına bağlı olarak gelmektedir. Üye ile ilgili çalışma şartları ilgili alandan tanımlanmaktadır. Örneğin; Alış-Satış ödeme yöntemi, hesap limitleri, çalışılan fiyat listesi ve kur, iskonto oranları vb.

4-Hesap Ekstresi: Bulunduğu mali yılın başından güncel tarihe kadar olan cari hesap ekstresini görüntüler. (Sistem bu bilgileri finans ve muhasebe modüllerinden alarak ekrana getirir.)

5-Muhasebe Çalışma Dönemleri: Muhasebe dönemi ve muhasebe hesabı ile ilişkilendirme yapılmaktadır. Bu tanımlama yapılmadığında finansal işlemlerinde işlem yapılmak istendiğinde üyenin muhasebe tanımları yapılmamış uyarısı verilecektir.

Bu fonksiyon, özellikle grup şirketleri için kullanılmaktadır. WorkCube'de müşteri veya tedarikçi bilgisi tek bir yere (Müşteri-Tedarikçi) kaydedilir ve tüm grup şirketlerinin erişimine açılır. Böylelikle aynı müşteri veya tedarikçi için bir grup içerisindeki farklı ve yanlış kayıt girilmesi engellenmiş ve tüm şirketler ortak bir bilgi merkezi üzerinden iş yapabilir duruma gelmiş olur. Grup şirketleri tarafından erişim o şirkete ait muhasebe döneminin, üye kurum detayında görüntülenebilmesi ile mümkündür.

6-Teminatlar: Üye ile ilişki teminat mektupları görülebilmekte ve oluşturulabilmektedir.

7-Abone: Üyenin abonelik bilgileri görüntülenir.

8-Yetkinlik: Üye İle ilgili yetkinliklerin kaydedildiği bölümdür.

9-Toplantılar: Üye ile ilgili oluşturulmuş olan tüm ajanda kayıtları görüntülenebilmekte ve yeni planlar yapılabilmektedir.

10-Anketler: Üye ile ilişkili anketleri, anket sorularını, kurumsal üye çalışanlarının ankete cevap verip vermediğini ve verdiyse ne cevap verdiğini takip edebilirsiniz.

11-Verdiği Eğitimler: Kurumsal hesabın bir eğitim kurumu olması durumunda üyenin verebileceği eğitim seçenekleri işaretlenebilmektedir.

12-Kurumsal Üye Çalışanları: Şirket olarak kurumsal üye ile kurduğunuz ilişkilerde aktif görev ve rol alan çalışanlarınızın dahil olduğu bir ekip oluşturabilirsiniz.

13-Ek Bilgiler: Üye ile ilgili mevcut parametrelerin dışındaki tanımlanmış ek bilgiler görüntülenebilmektedir.

14-İş İstasyonları: Kurumsal hesabın şirket için fason üretim yapması durumunda üyede bulunan üretim istasyonlarının bilgisi tutulabilmektedir.

15-Şirkete Çalışan Ekle: Şirkete birden fazla sayıda çalışan ekleyerek hizmet verilen ya da alınan ekip oluşturulabilmektedir.

16-Kurumsal Üye Ekibi Ekle: Üye ile ilgilenecek ekip oluşturulabilmektedir.

17-Adres / Şube Ekle: Üyeye ait birden fazla adres ya da şube eklenebilmektedir. Özellikle E-fatura mükelleflerinde birden fazla şubesi olan müşteriler için şube ve şube detayından “Alias” tanımlamalarının yapılması gerekmektedir.

18-Workcube Data Service: Birbirinden bağımsız iki ayrı Workcube kullanıcısı üyenin birbirlerinin sistemlerine erişebilmeleri için gerekli bilgilerin tanımlanmasına olanak sağlar.

19-Tarihçe: Hangi kullanıcıların hangi tarihte hangi bilgileri eklediği ya da güncellediği bilgisi görülebilmektedir.

Kurumsal üye detayında sağ tarafında bulunan alanlar yardımıyla şu işlemler yapılabilir;

1-Finansal Özet: Kurumsal üyeye ait (mali yıl başından güncel tarihe kadar olan borç veya alacak) kredi bilgileri yer alır. Bu bilgiler finans ve muhasebe modüllerinde üye ile ilgili yapılan işlemler doğrultusunda sistem tarafından gerçek zamanlı olarak görüntülenir. 

2-Kurumsal Üye Ekibi: Bu bölüm satış bölgeleri ile alakalıdır. Bir satış bölgesinde aynı cariye pek çok kişi bakabilir. 

3-Şube İlişkisi: Bu alandan şube ilişkisi kurulur ve yetkisi olan kişiler ilgili şubedeki carileri görebilir. 

4-Notlar: Hesap ile ilgili özel ve uyarı notları eklenebilir. Bu notun sistemdeki diğer kullanıcılar tarafından görüntülenmesi istenmiyorsa özel kutucuğu seçilmelidir. Kurumsal hesabın seçildiği herhangi bir alanda uyarı notunun görülmesi isteniyorsa uyarı kutucuğu seçilmelidir. Eklediğiniz notları güncelleyebilirsiniz. Bunun için ilgili notun linkine tıklamanız yeterli olacaktır. Açılan ekranda istediğiniz değişikliği/güncellemeyi yaptıktan sonra “Güncelle” butonuna tıklayın

5-Belgeler: Üye ile ilgili belge ekleyebilir veya dijital arşivinizde var olan belge ile ilişkilendirebilirsiniz. Bu belge kurumsal üye ile ilgili anlaşma, finansal durum veya üyeye ait çalışma belgesi olabilir.

6-İçerikler: Bir içerikler ilişkilendirmek için “arama” ikonuna tıklayabilir veya “+” ikonuna tıklayarak yeni bir içerik ekleyebilirsiniz. Örneğin cari ile ilgili bir duyuru, bir içerik olduğu zaman bu alandan ilişkilendirebilirsiniz.

7-Banka Hesapları: Karşılıklı ticari ilişkilerde kullanılmak üzere, kurumsal üyeye ait banka hesap bilgileri bu bölüme kaydedilebilir

8-Kredi Kartları: Karşılıklı ticari ilişkilerde kullanılmak üzere, kurumsal üyeye ait kredi kartı bilgileri bu bölüme kaydedilebilir. Abonelik ile birlikte Sanal pos kullanıldığı durumda kredi kartı mutlaka tanımlanmalıdır. 

Güvenlik gereği eklenilen kredi kartları kart tipi, kart numarasının ilk üç rakamı ve son kullanma tarihi bilgileri ile birlikte görüntülenecektir. Güncelleyebilmek için kart numarası ve CVV bilgilerinin yeniden girilmesi istenir.

9-Sosyal Medya: Carinin sosyal medya hesaplarını bu alandan tanımlayabilirsiniz.

10-Kurumsal Üye Bilgileri: Bu alandan üyeye ait barkod ve QR kod tanımını görebilirsiniz.

11-Sadakat Kart-Cüzdan: Sadakat kartı, işletmelerin müşterilerini teşvik etmek, hizmetlerini kullanmaya devam etmesini sağlamak için ücretsiz veya küçük bir ücret karşılığında müşterilere verdiği kartlardır. Bu alandan sadakat kart tanımlaması yapılır.

12-Kontak Kişiler: Kurum olarak ilişkide olunan şirketlerin çalışanları yine o şirkete ait üye yönetim sayfasından sisteme kaydedilir. Bireysel üye olarak kaydedilmezler.

Şirkete kayıtlı çalışan adları üye detay sayfasında Ad, Soyad, Şube, Departman, Görev ve İletişim bilgileriyle birlikte listelenir.

Çalışan adına tıklayıp o çalışana ait bilgi sayfasına ulaşabilirsiniz. Çalışan adının başındaki gülen yüz ikonunun sarı renkte olması, o çalışanın o anda partner portalde online olduğunu gösterir. Bu ikon üzerine tıklayarak çalışana hızlı mesaj gönderebilirsiniz.

13-Adresler/Şubeler: Şirkete bağlı şubeler, üye detay sayfasında Şube Adı, İlçe, Şehir, Ülke ve İletişim, Bölge bilgileriyle birlikte listelenir. Şube adına tıklayıp o şubeye ait bilgi sayfasına ulaşabilirsiniz.