2.1.2.5. Tahakkuk İşlemleri

Tahakkuk İşlemleri

Tahakkuk, bir gelirin veya giderin fiilen tahsil edilmemiş veya ödenmemiş olsa bile, hak edildiği veya borçlanıldığı anda kayda alınması işlemidir. Nakit akışı ile ilgili bir durum değildir. Yani, para cebinize girse de girmese de, hak ettiğiniz anda gelir olarak; para cebinizden çıksa da çıkmasa da, borçlandığınız anda gider olarak kaydedilme işlemidir.

Yol: ERP > Finans - Muhasebe > Bütçe > Tahakkuk İşlemleri

Tahakkuk Planlama

Tahakkuk işlemini gerçekleştirebilmek için yapılabilecek öncül işlemlerden biri Tahakkuk Planlama işlemidir. Planlama bir niyeti gösterir, sonrasında yükümlülük kabul edileceği zaman tahakkuk edilir. Tahakkuk işlemlerini gerçekleştirebilmek için işlem kategorisi, süreçler ve "Bütçe Kalemleri", "Bütçe Kategorileri" ve "Bütçe Senaryo Tanımları" gibi parametrelerinin tanımlamaları yapılmalıdır. Özellikle tahakkuk işlem kategorisi detayında "Gelecek Ay ve Yıllara Ait İşlemleri Tahakkuklaştır" ve "Tahakkuk İşlemine Göre Bütçe Planı Kaydı At" seçim kutuları işaretlenmelidir.

Listeleme

Eğer bir planlama fişi kesilmişse bu diğer fişler arasından belge no, cari hesap, kaydeden ve işlem tarihlerine göre listelenebilir. Liste sayfası üzerinden yeni kayıt ve listelendikten sonra detay sayfasına gidilir.

Tip: Tahakkuk işlemini gerçekleştirmek için bu işlemin öncülü olan planlama fişleri anlaşılmalıdır. Bunun için "Bütçe Planlama Fişleri" başlıklı yazı okunabilir.

Tahakkuk Planlama Kayıt

1. İşlem Tipi: Tahakkuk fişi seçimi yapılır. Burada en önemli nokta işlem kategorisinin doğru tanımlanmış olmasıdır. Eğer tanımlamalar yanlışsa arka planda çalışacak işlemlerde hatalar olur.
2. Cari Hesap: İşlem yapılacak cari seçimi yapılır.
3. Belge No: Belge Numarası otomatik olarak gelir, istenirse farklı belge numarası verilebilir. 
4. Toplam Tutar: Toplam planlanan tahakkuk tutarı girilir.
5. Masraf Merkezi: Masraf merkezi seçimi yapılabilir.
6. Ödeme Yöntemi: Sistem üzerinde tanımlanmış ödeme yöntemlerinden seçim yapılır.
7. Başlama Tarihi: Tahakkuk planlamasının başlama tarihi girilir.
8. Bitiş Tarihi: Tahakkuk planlamasının bitiş tarihi girilir.
9. Vade / Tarih: Planlamanın sona ereceği gün seçilir böylece vade gün cinsinden görünmesi sağlanır.
10. Proje: Eğer bu tahakkuk planlama bir projeyle ilişkiliyse bunun seçimi yapılır.
11. Fiziki Varlık: Eğer herhangi bir fiziki varlıkla ilgili tahakkuk planlama yapılıyorsa bu varlık buradan seçilir.
12. Açıklama: İşlem hakkında bir açıklama/görüş varsa bu belirtilir.
13. Gelecek Aylara Ait Gider Kalemleri: Tahakkuk planının kaydedildiği dönem içerisinde peşin ödenecek olan satırların gideceği gider hesabıdır. Bu kısımda seçilen bütçe kalemine bağlı muhasebe kodunda “180 gelecek aylara ait giderler” hesabı seçilmelidir.
14. Gelecek Yıllara Ait Gider Kalemleri: Tahakkuk planının kaydedildiği dönemi takip eden bir sonraki muhasebe dönemine yansıyan işlemler için kullanılır. Bu kısımda seçilen bütçe kalemine bağlı muhasebe kodunda “280 Gelecek yıllara ait giderler” hesabı seçilmelidir.
15. Aktarılacak Muhasebe Kodu: Gelecek aylara ve yıllara ait planlanan giderlerin yansıyacağı gider hesabı seçilir (Örneğin; 770, 760, 740 vb.) tahakkuk planından giderleştirme işlemi yapıldığında buradaki hesaba muhasebe fişi oluşturur.
16. Proje Gider Muhasebe Kodu: “Aktarılacak muhasebe kodu” alanıyla birlikte çalışır. Eğer tahakkuk planında bir proje seçilmişse bu kutucuk işaretlenerek ilgili projenin sistemde tanımlanan “gider muhasebe kodu” varsa aktarılacak muhasebe kodu kısmına projenin gider hesabını getirir.
17. Tahakkuk Satırı Oluştur: Detaylar verildikten sonra bu butona tıklanır ve Başlama ve Bitiş Tarihlerini baz alarak satırlar oluşturulur. Günlük vade miktarına göre toplam tutar baz alınarak satırda aylık tutar belirir.

Tahakkuk İşlemi

Tahakkuk bir ürün veya hizmetin sağlanacağına dair resmi bir yükümlülüktür. Örneğin; 12 aylık bir hizmetin ücreti peşin olarak alınır ve fatura kesilirse vergisi bugünden itibaren ödenir. Tahakkuk yapıldığı zaman bu hizmetle ilgili taahhüt resmi olarak sağlanmış olur. Karşı tarafa 12 ay boyunca bu hizmetin verilmesi için hizmet sağlayıcı yükümlüdür.

Tahakkuk işlemi sayfasında yapılabilecek tahakkuk işlemlerini dökmek için burada işlem tipi, muhasebe kodu, masraf/gelir merkezi, bütçe kalemi, işlem tarihi, para birimi seçimlerine göre filtreleme yapılabilir.

Yapılabilecek ve yapılmış tahakkuk işlemleri yapılan filtrelemelere göre gelir. Kırmızı renkle belirtilen kayıtlarla ilgili bir tahakkuk işlemi yapılmamıştır. İşlem yapılacak kayıtlar seçilir ve "Kaydet" Butonuna tıklanır.

Tahakkuk işlemi basket alanına seçimler otomatik olarak gelir. Seçimin bir alt satırında boş bir satır gelir. Masraf/Gelir merkezi, Bütçe Kalemi seçimleri yapılır ve gelir/gider miktarları girilir. Tahakkuk işleminde gelirler ve giderler alt satırla yer değiştirir ve aradaki fark ortaya konur. Bir masraf/gelir merkezinin geliri diğerinin gideri olur.

Tahakkuk işlemleri sayfasında bazı detaylar vardır.

1. İşlem Tipi: İşlem tipi seçimi yapılır.
2. Süreç: Yetkiye göre bu işlemle ilgili süreç seçimi yapılır. Örneğin: Eğer bu tahakkuk işlemini onaylatacağınız bir üst birim varsa bu aşama seçilir ve süreç tanımlamasında belirtilmişse üst birim bu işlemle ilgili bilgilendirilir ve sonraki aşamalara devam edilebilir.
3. İlişkili Bütçe: Tahakkuk işlemiyle ilgili ilişkili bütçe seçimi yapılır.
4. Belge No: Kayıtların düzgün tutulması için bu alana anlamlı bir belge numarası girilmelidir.
5. Kayıt Tarihi: Kayıt tarihi girilir.
6. Planlayan: Planlayan kişi seçilir.
7. Senaryoda Gözüksün: Bütçe senaryosunda bu işlemin gözükmesi isteniyorsa bu seçim kutusu seçilir.
8. Üst Menü: Bu alandan bu işlemle ilgili belgeler dijital varlıklardan eklenebilir. Mahsup fişi görüntülenebilir, istenirse bu işlem yazdırılabilir ve aynı zamanda işlem kopyalanıp yeni bir kayıt oluşturulabilir.
9. Belge Tipi: Sistem üzerinde yapılmış parametrik tanımlamalara göre belge tipleri seçilebilir. Çek, fatura vb. gibi.
10. Ödeme Şekli: Bu tahakkuk işleminin ödeme şeklinin nasıl olacağı belirtilir. Kredi kartı, nakit, senet ve vb.
    
11. Basket Alanı: Bu alanda tahakkuk işleminin hangi masraf/gelir merkezlerini ilgilendirdiği seçilmelidir. Tahakkuk fişiyle ilgili gelir ve gider miktarları girildikten sonra işlem yapılabilir. Dikkat: Tahakkuk fişi için gelir ve gider değerleri aynı girilemez.