Satınalma Siparişleri
Sipariş verildiğinde tedarikçi cari hesap kontrolü, ürün stoğu kontrolü, satın alma indirim hesapları v.b. işlemler kolaylıkla yapılabilir. Sipariş detayında hesaplanan promosyonlar, özel indirimler sistem tarafından otomatik olarak görüntülenir.
Satınalma Siparişleri
Satınalma Siparişi, bir işletmenin ihtiyaç duyduğu hammadde, yarı mamul, ticari mal, hizmet veya demirbaşları tedarikçisinden belirli bir miktar, fiyat, ödeme koşulu ve teslimat tarihi karşılığında satın almayı taahhüt ettiğini gösteren resmi ve bağlayıcı bir belgedir.Tedarikçiden alınan satınalma teklifi onaylandıktan sonra, satınalma departmanı tarafından bu belge oluşturulur ve tedarikçiye iletilir. Tedarikçi siparişi kabul ettiğinde, belge iki taraf arasında bağlayıcı bir sözleşme niteliği kazanır.
Workcube Satınalma Siparişleri Nedir?
İşletmelerin tedarikçi ilişkilerini, malzeme ve hizmet alımlarını operasyonel, finansal ve lojistik standartlara uygun olarak yönetmesini sağlayan merkezi bir iş objesidir. Bu obje, Workcube'ün uçtan uca entegre mimarisinde SD, CRM (Müşteri İlişkileri), Depo/Stok Yönetimi ve Finans-Muhasebe modülleri arasında kusursuz bir veri köprüsü kurar.
Workcube mimarisinde satınalma siparişleri doğrudan sıfırdan oluşturulabileceği gibi, onaylanmış iç taleplerden, tedarikçi tekliflerinden veya Proje Malzeme İhtiyaç Planı ekranlarından otomatik olarak beslenerek de üretilebilir. Sipariş onaylandığı andan itibaren, ilgili ürünlerin depo kabul süreçleri ve finansal borçlandırılma süreçleri için gerekli tüm temel veriler sipariş tablosu üzerinden dinamik olarak akıtılır.
Bir İşletme İçin Satınalma Siparişleri Yönetiminin Önemi
Satınalma siparişlerinin doğru ve eksiksiz yönetilmesi, işletmenin tüm operasyonel ve finansal süreçlerinde kritik bir role sahiptir:
Maliyet ve Bütçe Kontrolü: Satınalma siparişleri, şirket içi bütçelerin kontrol edilmesini ve henüz gerçekleşmemiş ancak taahhüt edilmiş borçların finans/nakit akış raporlarına yansımasını sağlar.
Tedarik ve Stok Planlama Uyumu: Üretim planlama ve stok yönetimi, teslim alınacak ürünlerin miktar ve tarihlerini satınalma siparişleri üzerinden takip eder. Bu sayede sıfır stok, eksiye düşme veya fazla stok birikimi riskleri engellenir.
Tedarikçi Performans Yönetimi: Tedarikçilerin zamanında teslimat oranı, fiyat istikrarı ve miktar sapmaları satınalma sipariş verileri üzerinden analiz edilir.
Süreç Entegrasyonu ve İzlenebilirlik: Satınalma siparişi; talep, teklif, irsaliye, fatura ve ödeme aşamalarını uçtan uca birbirine bağlar. İki yönlü veya üç yönlü eşleştirme (Sipariş - İrsaliye - Fatura) yapılarak hatalı faturalama ve mükerrer ödemelerin önüne geçilir.
Hukuki ve Operasyonel Güvence: Sipariş belgesi, tedarikçi ile yapılan ticari anlaşmanın şartlarını kayıt altına alarak olası anlaşmazlıklarda hukuki dayanak oluşturur.
Workcube'de Süreç Akışı / Yaşam Döngüsü
Bir satınalma siparişinin sistem içerisindeki başlangıcından muhasebeleşmesine kadar olan tüm yaşam döngüsü aşağıdaki akış şemasında özetlenmiştir:
Aşama | İlgili Modül / Belge | Açıklama |
|---|---|---|
1. Talep Oluşturma | İç Talep / Proje Malzemeleri | Departmanlar veya proje yöneticileri ihtiyaç duydukları malzemeleri sisteme girer. Onaylanan talepler satınalma birimine düşer. |
2. Teklif Toplama | Satınalma Teklifi | Tedarikçilerden fiyat ve teslimat koşulları alınır. Sistem üzerinde karşılaştırma yapılarak en uygun teklif onaylanır. |
3. Siparişe Dönüştürme | Satınalma Siparişi | Onaylanan teklif veya iç talep, tedarikçi cari hesabı, ödeme planı ve döviz kuru bilgileri eklenerek sipariş belgesine dönüştürülür. |
4. Bütçe ve Risk Kontrolü | Bütçe Uygunluk Kontrolü | Sistem, sipariş tutarını ilgili hesap dönemi bütçesiyle karşılaştırır. Limit aşımı varsa onay mekanizmasını devreye sokar. |
5. Onay ve Tedarikçiye İletim | Süreç Aşaması | Sipariş, yönetici onayından geçtikten sonra WOC üzerinden PDF/E-Posta olarak tedarikçiye gönderilir. |
6. Fiili Kabul (İrsaliyeleşme) | Alış İrsaliyesi / Stok Kabul | Ürünler depoya ulaştığında irsaliye kaydı girilir. Sipariş satırlarındaki miktarlar "Eksik" veya "Fazla" teslimat durumuna göre güncellenir. |
7. Faturalandırma ve Kapanış | Alış Faturası | İrsaliyeleşen veya doğrudan siparişleşen satırlar faturalandırılır. Sipariş statüsü otomatik olarak "Kapatıldı" (Manuel/Sistem) durumuna geçer. |
Satınalma Siparişi İşlemlerini Yönetirken Nelere Dikkat Etmeli?
Sistemde hatalı stok kaydı, yanlış maliyet hesabı veya finansal uyuşmazlıkların önüne geçmek için sipariş girişi esnasında aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:
A. Cari (Tedarikçi) Bilgileri ve Çalışma Koşulları
Satınalma yapmadan önce Tedarikçi ile bazı anlaşmalar yapılır. Bu anlaşmalar doğrultusunda Tedarikçi-Risk Limitleri girilir. Tedarikçi-Risk bilgilerinde yer alan ödeme koşulları, vade, para birimi ve kur bilgileri gibi bilgilerin girilmesi süreci doğru ilerletme bakımından önemlidir.
B. Ürün / Hizmet ve Miktar Detayları
Yanlış ürün seçimini önlemek için stok kodları ve ürün varyantları (renk, beden, teknik özellik) doğrulanmalıdır. Bir ürün birden fazla birim ile yönetillebileceği için (Adet, KG, Koli vb.) birim fiyat çarpanı uyumlu olmalıdır.
C. Fiyat, İskonto ve Vergi Koşulları
Sözleşme ve Liste Fiyatı Uyumu: Ürün fiyatlarının tanımlı tedarikçi fiyat listesinden veya aktif çerçeve sözleşmeden doğru aktarıldığı kontrol edilmelidir. Uygulanan satınalma iskontoları (kalem bazlı veya dip iskonto) doğru oran/tutar olarak işlenmelidir. Ürün bazlı KDV oranları, tevkifat durumları veya ÖTV gibi ek vergilerin mevzuata ve anlaşmaya uygunluğu doğrulanmalıdır.
D. Teslimat Tarihi, Depo ve Lojistik Bilgileri
Teslim tarihi alanında ürünün depoya giriş yapması beklenen net tarih girilmelidir. Bu tarih, üretim ve satış planlamasını doğrudan etkiler. Ayrıca istenirse xml ayarlarına bağlı olarak vade tarihi hesaplaması bu girilen teslim tarihine göre yapılabilir. Mal kabulün yapılacağı doğru depo/lokasyon seçilmelidir. Özellikle bir projeye bağlı alım yapılıyor ya da şube bazlı çalışılıyor ise şube ve proje alanları mutlaka dolu olmalıdır.
E. Onay Süreçleri ve İlişkili Belgeler
Sipariş bir satınalma talebine, iç talebe veya teklife istinaden açılıyorsa, ilgili belge mutlaka sistemsel olarak siparişe bağlanmalıdır. Böylece süreç izlenebilirliği korunur. Workflow üzerinden şirket içi yetki matrisine uygun onay adımlarının (Departman Yöneticisi, Satınalma Müdürü, Finans vb.) tamamlandığından ve siparişin "Onaylandı" statüsüne geldiğinden emin olunmalıdır. Onaysız siparişler mal kabul aşamasına aktarılmamalıdır. Teknik şartnameler, tedarikçi teklif formları veya özel notlar sipariş detayına eklenmelidir.
Satınalma Sipariş Detayları
- Stok Rezerve Et: Sipariş kaydından belirtmiş olduğunuz ürünlerin mevcut stoktan rezerve edilmesi için bu kutucuğu işaretleyin. Böylece bu ürüne ait stok rezerve bilgilerinde, sipariş miktarınız kadar rezerve olduğu görüntülenecektir.
- Kredi: Yüklü miktarda bir alım yapılacağı zaman eğer bu alıma ait bir kredi çekildiyse direkt sayfa üzerinden girerek çekilen kredinin hangi belge için olduğunu ilişkilendirmiş olursunuz.
- Sevkiyat: Satınalma yaptığınız firmadan gelen sevkiyat bilgilerini ekleyebilir bu sayede gelen malların hangi yolla nasıl geldiği kayıt altına almış olursunuz.
- Harcama Detayı: İlgili satın alma siparişi için yapılan masrafları girerek bütçe ile bağlantısını kurabilirsiniz.
- Üye Hesap Bilgileri: Tedarikçiye ait şube, banka, finansal özet gibi bilgilere doğrudan erişim sağlayabilir ve bu bilgilere istinaden siparişi onaylayabilir/reddedebilirsiniz.
- Sipariş Detayları: Bu ikona tıkladığınızda siparişle ilgili belgeleri görüntüleyebilir veya belge ekleyebilirsiniz, bütçe uygunluk kontrollerini yapabilir, finansal özeti görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca sipariş detayından sipariş karşılama raporu ve sipariş stok raporuna da erişebilirsiniz.