Dijital Arşiv
Workcube Intranet içinde yer alan Dijital Arşiv uygulaması ile şirketin tüm bilgi, belgeleri, videoları, görselleri vb. içeriklerin hepsi dijital olarak depolanır, tasnif edilebilir ve dünyanın her yerindeki kullanıcılara merkezi olarak ulaştırılır. Dijital Arşiv ile dijital varlıklarınız Workcube içinde güvenli bir paylaşım ve depolama platformunda sunulmaktadır.
Dijital Arşiv Yönetimi
Dijital arşiv, fiziksel veya doğuştan dijital (born-digital) formatta üretilmiş belge, doküman, görsel, ses ve video gibi her türlü verinin elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanması, sınıflandırılması, indekslenmesi ve yetkiler dahilinde erişime sunulması sistemidir.
Workcube Dijital Arşiv Yönetimi Nedir?
Dijital Varlıklar, kurumların operasyonel, finansal, yasal ve teknik tüm dokümanlarını dijital ortamda güvenli bir şekilde depolamasını, kategorize etmesini ve yönetmesini sağlayan kapsamlı CMS içerisinde yer alan bir modüldür. Sistem; fiziksel dosyaları (PDF, CAD Çizimleri, Görseller, Videolar) doğrudan sunucuda depolayabildiği gibi, Google Drive ve Workspace gibi bulut servisleri ile API üzerinden tam entegre çalışarak hibrid bir arşiv yapısı sunar.
Workcube ekosisteminde bu modül; CRM, PMS (Proje Planları ve Hakediş Belgeleri) ve Finans/Muhasebe modülleriyle kesintisiz entegrasyona sahiptir. Herhangi bir iş fonksiyonuna (WO) yüklenen belge, otomatik olarak Dijital Arşiv kaydedilir ve ilişkili iş fonksiyonun işlem geçmişinde listelenir.
Bir İşletme İçin Dijital Arşiv Yönetimi'nin Önemi
- Merkezi Kurumsal Hafıza: Şirket genelindeki tüm dokümanların kişisel bilgisayarlar yerine merkezi ve güvenli bir sunucuda hiyerarşik klasör yapısıyla saklanmasını sağlar.
- ISO ve VUK Uyumluluğu: Yasal dokümanlar, sözleşmeler ve kalite belgeleri için geçerlilik başlangıç ve bitiş tarihleri tanımlanarak yasal riskler minimize edilir.
- Revizyon Denetimi: Değişen dokümanların eski versiyonları otomatik olarak arşivlenirken, güncel süreçlerde sadece en son revize edilmiş belgenin kullanılması garanti altına alınır.
- Rol Bazlı ve Portal Uyumlu Yetkilendirme: Belgeler; departman, pozisyon kategorisi, yetki grubu, dijital varlık grubu veya harici portallar (Partner, Public, Career portalları) bazında yetkilendirilerek yetkisiz erişimlerin önüne geçilir.
- Bulut Depolama Entegrasyonu: Google Drive API bağlantısı sayesinde büyük boyutlu dokümanlar yerel disk alanını tüketmeden bulutta saklanır ve Workcube üzerinden yetkilendirilerek paylaşılır.
Workcube'de Süreç Akışı / Yaşam Döngüsü
Dijital varlıkların sisteme girişinden arşivlenme veya silinme aşamasına kadar olan yaşam döngüsü aşağıdaki süreç adımlarıyla yönetilir:
Aşama | Modül / Ekran | İşlem / Belge | Açıklama |
|---|---|---|---|
1. Altyapı ve Sınıflandırma | CMS / Arşiv Ayarları | Kategori ve Tip Tanımlama | Arşiv klasör ağacı oluşturulur, içerik ve belge tipleri alanından doküman tipleri tanımlanır. |
2. Veri Girişi ve Yükleme | Dijital Varlık / Yükleme | Fiziksel Dosya veya Drive Bağlantısı | Sürükle-bırak ile dosya yüklenir veya API üzerinden Google Drive klasörü eşleştirilir. |
3. İlişkilendirme ve Onay | Dijital Varlık Güncelleme | Proje, Ürün ve Süreç Ataması | Belge ilgili Proje, Ürün veya Müşteri kartına bağlanır. Onay akışı süreç aşamaları (Taslak, Onaylandı vb.) ile başlatılır. |
4. Dağıtım ve Bildirim | Dijital Varlık Detay | E-Posta Alıcı & CC Bildirimi | İlgili personellere veya iş ortaklarına dokümanın yüklendiğine dair otomatik e-posta bildirimi gönderilir. |
5. Revizyon Yönetimi | Revizyon | Yeni Versiyon / Revizyon Girişi | Belge güncellendiğinde sistem eski kaydı arşiv tarihçesine taşır ve revizyon numarası değerini bir artırır. |
Dijital Arşiv İşlemlerini Yönetirken Nelere Dikkat Etmeli?
A. ISO ve Kalite Standartlarında Revizyon Takibi
İşletmelerde güncel olmayan dokümanların kullanımı operasyonel hatalara ve kalite denetimlerinde uygunsuzluklara yol açar. Workcube üzerinde yeni bir revizyon yüklenirken dokümanın eski dosya adı korunarak veritabanında versiyon numarası güncellenmelidir. Filtrelerde mutlaka 'Revizyon Olanları Getirme' seçeneği varsayılan olarak açık tutulmalıdır.
B. KVKK ve Gizlilik Odağında 'Özel Belge' Yönetimi
Maaş sözleşmeleri, finansal raporlar ve kişisel veriler içeren dokümanların tüm çalışanlar tarafından erişilebilir olması yasal risk oluşturur. Bu tür dokümanlarda 'Özel Belge' parametresi aktif edilmelidir. Ayrıca, belgelere yetki grupları ve pozisyon kategorileri üzerinden dikey yetkilendirme yapılmalıdır.
C. Google Drive Entegrasyonu ve Kota Yönetimi
Yerel sunucu disk maliyetlerini düşürmek için büyük boyutlu CAD çizimleri veya video dokümanları Google Drive entegrasyonu ile yönetilmelidir. Google entegrasyonu yanı sıra link olarak bağlantı eklenebilir ya da şirket akış parametresi/belge tipi alanlarında dosya boyutu sınırlandırılabilir.
Dijital Arşiv Yönetimi Sistem Fonksiyonları ve Ekran Mimarisi
Aşağıdaki tablo, Dijital Varlık ekranı ve ilişkili formlarda yer alan kritik veri alanlarının sistemdeki operasyonel işlevlerini açıklamaktadır:
Ekran Alanı / Parametre | İncelenen Örnek Veri | Sistemdeki İşlevi ve Önemi |
|---|---|---|
Belge No | SZ-2023-0089 | Dokümanın benzersiz kodudur. Evrak takibi ve fiziki arşiv eşleştirmesi için benzersiz numara şablonu üretir. |
Kategori | Sözlesme/Müşteri/Fatura | Belgenin dikey hiyerarşideki yerini belirler. Dosya sunucusundaki fiziksel dizini ve varsayılan yetki şablonunu yönetir. |
Doküman Tipi | Gizlilik Sözleşmesi | Belgenin hukuki veya operasyonel sınıfını belirler. Veri bazlı hızlı aramalarda filtreleme kriteridir. |
Özel Belge | Evet | İşaretlendiğinde dokümanı sadece kaydeden personel ve admin görebilir; diğer kullanıcılara gizlenir. |
Revizyon Olanları Getirme | Aktif | Arama listesinde eski revizyonları gizleyerek mükerrer veya hatalı belge kullanımını sıfıra indirir. |
DPL (Drawing Part List) | Aktif/Pasif | Teknik ve mühendislik çizimlerinin parça listeleriyle ilişkilendirilerek üretim revizyon süreçlerine dahil edilmesini sağlar. |
Portal Erişim İzinleri | Partner Portal, Public Portal | Belgenin bayi portalında (extranet) veya halka açık sitelerde (internet) otomatik yayınlanmasını veya gizlenmesini kontrol eder. |
Görüntüleme/Listeleme | SZ-2023-0089 | Kart ya da Klasör seçimine bağlı olarak farklı formatlarda listelenebilir. Filtre alanında yer alan göz ikonu içerik sayısını gösterir. |